csvファイルを取り込む2つの方法とよくあるトラブル

CSVファイルというのは、
次のような、
カンマで区切られたテキストデータ(文字データ)のことです。

“勘定科目コード”,”勘定科目名”,”消費税コード”
“00010”,”現金”,”対象外”
“00020”,”普通預金”,”対象外”
“30010”,”売上”,”課税売上8%”
“40010”,”仕入”,”課税仕入8%”

カンマで区切られたデータ(=値)

Comma Separated Value

CSV

ということで、CSVファイルと呼ばれます。

CSVファイルをエクセルで取り込む方法

会計ソフトや業務システムから、
エクセルにデータを取り込む場合、

CSVファイルを介してデータを取り込むことが、
よくあります。

というのは、
CSVファイルは構造が単純なので、

  • 会計ソフトや業務システムでも、データを作成しやすい
  • エクセルでも簡単に取り込める

というメリットがあるからです。

CSVはエクセルで簡単に取り込めるが・・

CSVは、エクセルで簡単に取り込めるのですが、

時として、
意図しない形で、取り込んでしまうケースもあります。

そこで、
CSVファイルの取り込み方の紹介と、
メリット・デメリットを解説していこうと思います。

1.「○○.csv」というファイルを直接ダブルクリック

一番簡単なのが、この方法。
ファイル名のピリオドの後の3文字(拡張子といいます)が、
「csv」となっているファイルについては、

このファイルをエクスプローラーからダブルクリックすることで、
次のようにエクセルで開くことができます。

csvtorikomi_1
2.メニューの「ファイルを開く」から開く

メニューの「ファイルを開く」から、
CSVファイルを開くこともできます。

その場合は、
「テキストファイルウィザード」が出てきます。

例えば、次のように入力をしていくことで、
エクセルに取り込むことができます。

csvtorikomi_2_1
csvtorikomi_2_2
csvtorikomi_2_3
csvtorikomi_2_4

この2つの方法を比べると、

1は楽 > 2は手間がかかる 

なのですが、

トラブルが起きる確率としては、

1はトラブルが起きやすい < 2はトラブルが少ない

という関係になります。

ただ、
どちらの方法で開けるかは、拡張子で決まります。

拡張子が「.csv」となっている場合は1の方法
拡張子が「.txt」となっている場合は2の方法

を使って、エクセルに取り込むことができます。

ですから、取り込み方を変えたい場合は、
拡張子を変更する必要があります

取り込み時に書式が崩れる

ところで、
上記「1.」の方法でファイルを開く
(=直接ダブルクリックで開く)と、
書式が「自動判定」されてしまいます。

そのため、
意図しない形で取り込まれる場合があります。

先ほどのデータを取り込んだ場合を比較すると、
「1.」で取り込んだ場合と、
「2.」で取り込んだ場合では、
A列の取り込まれ方が違い、

「1.」で取り込んだもののほうが、
1列目の、最初についていた0が消えてしまっています。

逆に、
「2.」で取り込んだものについては、
書式を、手動で設定することで、

(適切に書式を設定すれば)
0を付けたままで取り込むことができます。

csvtorikomi_2_5

ですから、
「○○.csv」というファイルをエクセルで開いたときに、
データがきちんと取り込めなかったという場合は、
拡張子を「.txt」に変える
のが解決法となります。

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