エクセルから弥生会計へのインポート時の注意点
私が経営している会計事務所では、弥生会計を使っているのですが、
私自身は、弥生会計を使うのは好きではありません。
入力とか修正とかが、非常に面倒だからです。
特に、
科目をまとめて別に変更したいとき、とか、
異常に時間を取られるのがダメです。
弥生会計は使いにくい→エクセルからインポート
というわけで、
うちの事務所では、
弥生会計に記帳する際には、
エクセルに仕訳を記入して、それを弥生会計にインポートしています。
細かい手順は、
次の記事以降で書いていこうと思うのですが、
ここでは、
弥生会計へのインポートにあたり、
何点か、気をつけたほうがいいところがありますので、
注意点を書いていきます。
仕訳を1:1仕訳の形で入れる
仕訳を1:1仕訳の形で入れると、
エクセルのデータを作るのがとても楽になるので、
弥生からインポートをするときは、
1:1仕訳に分解するのがおすすめです。
複合仕訳入れないと入れにくい!
という気持ちもわかりますが、そこは無理やり分解します。
(仮に、エクセルからインポートしないとしても、
複合仕訳を使うと、
弥生会計で仕訳修正をする際に
クリックを何回もしないといけなくなり、面倒です。
ですから、
弥生会計に直接入力するときも、
ほとんど1:1仕訳を使っています。)
弥生会計へのインポートデータは(可能であれば)拡張子を.txt形式で保存する
弥生会計で、データインポートをしようとすると、
なぜか、拡張子が「.txt」のファイルのみ表示されます。
もちろん、全てのファイルを表示させることはできるのですが、
ひと手間かかってしまいます。
エクセルの「名前をつけて保存」で、
csvファイルを作成するのであれば、
勝手に拡張子が「.csv」になってしまうので仕方ないのですが、
それ以外の機能(マクロとか、テキストファイルへのコピペ)で、
インポート用のファイルを作るのであれば、
拡張子は「.txt」にしておいたほうが、
弥生取り込み時の手間が、少し楽になります。
消費税コードは弥生会計のエクスポートデータをマネしたらダメ
弥生会計で、データを取り込むときに、
インポートデータに消費税額を別途入力しないといけなくて
面倒だな、、と思っている方もいると思います。
実際、
「課税売上8%」とか「課税仕入8%」や、
「課税売上内8%」とか「課税仕入内8%」といった
消費税コードを使う場合には、
消費税額を別途入力しないといけません。
税込み入力した弥生会計のデータをエクスポートすると、
といったようなデータが出力されてきます。
(税込金額930円、うち消費税額が68円というデータです)
ここで、
同じ消費税コードを使って、
消費税額を空欄にして、
下記のようなデータをインポートしてしまうと、
消費税額が自動で区分されません
(本体金額 930円、消費税額 0円として記帳されてしまう)。
↓
消費税額が0円で弥生会計に取り込まれる
ですから、
エクスポートデータに書かれているのと同じ「消費税コード」を使って、
インポートデータを作成しようとすると、
消費税額をあらかじめエクセルで計算して、
というように、
データを入力しておいてあげないといけないのです。
でも、手入力のときは、
税込金額を入れれば、勝手に消費税額を分けてくれるのに、
なんで、
エクセルからのインポートのときには、
わざわざ、消費税額を書かにゃならんのだ。
と疑問に思いませんか?
「込」の消費税コードを使うと消費税額は入力不要
実は、
弥生会計へのインポート時に、
「課税売上込8%」とか「課税仕入込8%」というように、
「込」が含まれる消費税コードを指定して、
税込金額を入力すると、勝手に、消費税部分を分けてくれます。
消費税コードを「込」のものに変えることで、
消費税額欄への入力自体が不要になる、ということです。
先ほどの例で言えば、
というデータをインポートすると、
税込金額 930円、うち消費税額 68円として記帳してくれるのです。
消費税額を個別に入力したい、
というニーズはほとんどないと思いますので、
通常は、消費税コードは、「・・・込」を使うといいと思います。