弥生会計インポート用エクセルシートの作成(目標・方針の決定)
さて、
今回からは、私が弥生会計インポート用のエクセルシートを
どうやって作っていったのか、
その記録を書いていこうと思います。
弥生会計インポート用シートの作成
この記録を見て頂くとわかりますが、
こんなえらそうなブログを立ち上げている私でも、
かなりテキトーな、不格好なエクセルシートを
作っていることがわかると思います。
完璧に作る必要はないから、
まずは、作ってみることが大事、
というのが伝わるといいな、と思います。
弥生インポートシートを作ったのは、
今を遡る事6年前。
独立してすぐのことでした。
弥生会計インポート用エクセルを作った理由
一番大きかったのは、
「お客さんからもらったエクセルデータを、
そのまま弥生会計に取り込みたい」
からです。
自分たちが入力するのなら、
弥生会計など会計ソフトに直接入れてもいいのですが、
全てのお客様に、弥生会計を入れさせるのは、
お金もかかるし、お客さんにも負荷がかかる。
それであれば、
エクセルで入力をしてもらい、
それを弥生会計に取り込めるようにしよう。
というのが、そもそもの始まりでした。
弥生インポートエクセルを作る「目標」
当初の目標は、3つ。
目標1:入力する表は、入力しやすいように極力シンプルに
目標2:最小限の労力で作る
目標3:マクロは使わない
目標1は、
お客さんに入力してもらう表なので、
表のフォーマットは極力シンプルに、ということです。
目標2も当たり前ですね。
作ってみたはいいものの、使えない、なんてこともあり得ますので、
まずは、試しに作ってみて、足りない部分は運用でカバー。
運用上、大変な部分が出てきたら、後々改善していく、
という方針で行くことにします。
目標3は、
私のスキル的に、関数で作れればそのほうが速い、というのが1点。
あと、
マクロは、
- セキュリティ的に問題
- バージョンごとに動きが変わる部分がある
- undoができない
などなど、いろいろ不便なところがあるので、
個人的には「最後の手段」と位置づけています。
今回のケースは、
マクロのほうが無理なく動く
(というか関数だけだと、かなり無理がある)
のはわかってはいたのですが、
とりあえず、まずは、関数でちゃちゃっと作ってみることにしました。
入力用エクセルシートはシンプルに
まず、最初に入力するシートの形です。
そこからのデータ処理は、後からいくらでも差し替えができますが、
入力シートを差し替えはなかなか大変です。
(お客さんに配布するものなので)
なので、まずは、入力シートの形を固めます。
いわゆる仕訳入力の形だと、
抵抗があるお客さんも多いと考え、
お客さんに入力してもらうエクセルシートは、
「極力シンプルに」という目標に従い、
残高欄(I列)のみ、
上の画像のような計算式を入れています。
例えば「I18」セルには「=I17+G18-H18」と入れています。
それをI19セル以下にコピーしたのが上の表です。
どうでもいいですが、
これは、累計を取るときには、よく使う式の形ですので、
会計に携わるならばマスターしておいたほうがいいと思います。
上記以外は、一切式は入れていません。
また、
シンプルさを追求するために、
最小限の入力項目のみ残してあります。
例えば、E列、F列には、
「補助科目」「消費税コード」入力欄があるのですが、
それらの列は、
原則として、会計事務所側で入れるという前提で、
非表示にしてあります。
非表示にするくらいなら、
その列は入れなくてもいいのでは?
という考え方もあるのですが、
上でも書いたとおり、入力用シートの差し替えは大変なので、
使うことが想定できる項目は、全部入れ込んでおくことにします。
なお、
D列「科目欄」は、表示させていますが、
ここは、入力してもしなくても、どちらでもいいよ、
と伝えています。
科目の入力を後回しにできるのは、
エクセルで仕訳を入力するひとつのメリットです。
1つの入出金手段ごとに1シート
入力するシートは複数準備しています。
具体的には、下記のような使い分けをしています。
- 小口現金:会社で残高を管理している現金の入出金を入力する
- 領収書精算分:社長が立替払いをした経費の出金を入力する
- 預金1~5:預金口座の入出金を口座ごとに入力する
シートの内容・機能は、全部一緒ですので、
単にシート名を、イメージできるようにつけた、というだけの話です。
お客さんに送るシートは、これで完了。
弥生へのインポート機能とか余計なものは一切つけません。