弥生会計インポート用CSVをエクセル関数で作る(2)空欄の処理方法

前回は、
インポートファイルの勘定科目を入れました。

今回は、最初に補助科目を入れていきます。

例としては、次のような、
みずほ銀行の入出金を記録している「預金出納帳」から
インポート用シートを作っていきます。

預金出納帳の例

勘定科目と補助科目は基本的には一緒だが・・

前回は、
E1セルの「借方勘定科目」、K1セルの「貸方勘定科目」に次のような式を入れました。

E1セル: =IF(預金1!G18>0, 預金1!H$14,預金1! D18)
K1セル: =IF(預金1!G18>0, 預金1!D18, 預金1!H$14)

補助科目は、全て,勘定科目のすぐ右のセルに入っていますので、
単純に右にずらしたらうまくいきそうです。

でも、これではうまくいきません。

弥生会計インポートファイル。補助科目列の計算式がおかしい

直したい点は2つあります。

参照先セルがずれてしまっている

F1セルの計算式を見てもらうと、

本来ならば、

  • 借方金額(預金1シートのG18セル)が0より大きければ
  • 預金の補助科目(預金1シートのI14セル)を入れる
  • そうでない場合は、補助科目(預金1シートのE18セル)を入れる

という動きをしてほしいところです。

関数の形で書けば、
=IF(預金1!G18>0,預金1!I$14,預金1!E18)
となっていてほしいのです。

ところが、実際の式は、
=IF(預金1!H18>0,預金1!I$14,預金1!E18)

となってしまっています。

だからうまくいっていないわけです。

それを修正するために、絶対参照を使って、
E1セルの式を、

E1セル: =IF(預金1!G18>0, 預金1!H$14,預金1! D18)

E1セル: =IF(預金1!$G18>0, 預金1!H$14,預金1! D18)

と変更してしまいましょう。

K1セルも同様に、

K1セル: =IF(預金1!G18>0, 預金1!D18, 預金1!H$14)

K1セル: =IF(預金1!$G18>0, 預金1!D18, 預金1!H$14)

に変更してしまいます。

その後、F列、L列にコピーをすることで、
参照先セルが正しく表示されることになります。

弥生会計へのインポートファイル。0が入ってしまっている

ただし、上記画像を見ると、
もう1点、問題点が残されていることがわかります。

補助科目が入力されていない場合「0」が表示されてしまう

エクセルの仕様で、
何も入力されていないセルを
計算式で参照しようしようとすると「0」が表示されてしまうのです。

このままCSV化してしまうと、
補助科目の部分には「0」が表示されてしまいます。

これだと、インポート時にエラーが出てしまいますので、
元のセルが空白のときは、補助科目欄も空白にしたいと思います。

こういう場合に、よく使うのが次の計算式です。

例えば、
「I14セル」から値を転記したいけれど、
空白のときは空白のままにしたい、という場合は、
次のような式を入れます。

=if(I14="", "", I14)

日本語で書くと、

  • I14セルが空欄のときは、空欄のまま出力(※""が空欄という意味です)
  • I14セルが空欄でないときは、I14セルの値を出力

この修正を、F1セル、L1セルの式に加えてみようと思います。

とりあえず、今回は、
補助科目を入れる列(F列、L列)に入れる、次の計算式に対して修正を入れようと思います。

E1セル: =IF(預金1!$G18>0, 預金1!I$14,預金1! E18)
K1セル: =IF(預金1!$G18>0, 預金1!E18, 預金1!I$14)

このうち、修正を入れるのは、

  • 預金1!I$14
  • 預金1! E18

の2箇所です。

これらをそれぞれ、下記のように変更します。

なお、「預金1!」とか絶対参照が付いていれば、
それもif関数の1つめの引数に移します。

預金1!I$14 → if(預金1!I$14=””, “”, 預金1!I$14)
預金1! E18 → if(預金1!E18=””, “”, 預金1!E18)

と変更してやります。

これを踏まえると、
先ほどのE1セル、K1セルに入れるべき式は、次のようになります。

長ったらしいですが、仕方が無いです。

E1セル:
=IF(預金1!$G18>0, if(預金1!I$14=””, “”, 預金1!I$14), if(預金1!E18=””, “”, 預金1!E18))

K1セル:
=IF(預金1!$G18>0, if(預金1!E18=””, “”, 預金1!E18), if(預金1!I$14=””, “”, 預金1!I$14))

エクセルシートは、次のようになります。

弥生会計インポート用シートに補助科目まで入れた

エクセル基礎講座 「無料」動画マニュアル

「経理事務のためのエクセル基礎講座(初級編)」(動画マニュアル 総収録時間162分)を無料プレゼント中です!

このマニュアルで解説していることを一通り学べば、経理事務を行う上で最低限必要となる知識が得られます。

ご登録者の方には、合わせて、公認会計士が実体験を通して身に付けたエクセルを使う技をメールにてお伝えしていきます!

無料動画講座 登録フォーム

※ご登録頂いたメールアドレスに、エクセルを使いこなすための情報を配信するメールセミナー「エクセル倍速講座」も合わせて配信させていただきます。