エクセル計算式を丸暗記しても役に立たない

先日、
エクセルの勉強会に出席する機会がありました。

そこで、次のようなお題がでました。
「A1セルに入っている住所のデータから、
 都道府県の部分を抜き出す計算式を書く」

非常に綺麗な回答がアダとなる

じつは、このお題。

最近出版された、
とある有名な本で、取り上げられている問題です。

その本の中では、
下記の計算式が紹介されています。

=if(left(A1,4)=”県”,left(A1,4),left(A1,3))

当然、
勉強会の出席者の中でも、
この本を読んだことがある方がおり、
お題に対して、上記解答をされました。

もちろん、大正解です。

でも、私の感想としては、
「この解答だと応用が利かなさそうだな。大丈夫だろうか?」
というものでした。

もちろん、
計算式自体は、他の方法より簡単で、とても美しいのですが、
この「解答」そのものは、残念ながら、他に応用するのが難しいんです。

最初に思いつく方法は違ったはず

私の場合、
(たぶん、大部分の方がそうだと思うのですが)
上記の問題を出された時に、真っ先に思い浮かべる方法は、

上記の方法ではなく、
先頭から「都道府県のどれかの文字が出てくる部分」までを抜き出す
という方法です。

でも、
この処理を実現しようとすると、

計算式自体も複雑になりますし、
一カ所「トラップ」があって、
よく計算式を練らないと、うまく動かない可能性が高いのです。

そこで、冒頭の本の著者は、

そういう複雑さを避けて、
もっと簡単な方法がないか?と考えてたどりついたのが、
冒頭の計算式だった、というところなのではないか、
と思うのです。

あくまで、
このパターンの問題を解く方法としては、
「例外的なケース」なんです。

たまたま、

  • 全ての都道府県が3文字か4文字で、
  • 4文字になるのは「県」の場合のみ
  • 都道府県が近い将来増減する可能性は、かなり低い

という「極めて例外的な」状況だったから、
さっきの計算式が、都道府県の部分を抽出するためには、
「非常に良い方法」だったわけです。

一般的に通用する方法ではありません。

ところが、
この方法が「例外的なケース」であることを
明確に書いていないため、

あの本を読んだ読者の多くは、

「○○県○○市・・・・
 というデータから、○○県の部分を抜き出すのに使う計算式は、
 =if(left(A1,4)=”県”,left(A1,4),left(A1,3))    」

と単純にインプットされてしまいがちです。

似たような問題なのに、同じアプローチが通用しない!

さて、先ほどの勉強会に戻って。
時間を、少し先に進めます。

先ほどの勉強会では、
「都道府県」の問題の後に、
次のような問題が出ました。

「○○部○○課・・・」という会社の組織データから、
「○○部」の部分だけを抜き出すにはどうしたらいい?

先ほど、解答された方は、

案の定、
「=if(left(A1,4)=”県”,left(A1,4),left(A1,3))」
の一部を変えることで、どうにかならないだろうか?
という発想で、解答を考えていたようです。

でも、冷静に考えれば、
その路線で答えがでるはずがありません。

都道府県のときと違って、
「部署名」が何文字になるかがわからないからです。

こういう場合には、
先ほどの手法は、適さないわけです。

でも、
考え方が書かれていないので、
エクセルに慣れていない読者の方には、
そのあたりがわからないわけですね。

本そのものは、決して悪い本ではなく、
超おすすめ本の部類なんですが、

やはり、単に「丸暗記」をしただけではダメです。

きちんと「考え方」を身につけないといけません。

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