エクセルVBAを使うメリット

事務作業をする場合、日々の作業効率は、エクセルの使いこなせるかどうかで大きく変わります。

関数を使いこなすだけでも様々なことができるのですが、さらにVBA（Visual Basic for Application）を使ってプログラミングをすることで、一気に効率化の幅が広がります。

VBAを使ってできること

VBAを使うと、以下のような処理ができます。

差込印刷、PDF自動作成

  • 取引明細から、取引先ごとに請求書を作る
  • 住所・氏名一覧から、相手ごとの送り状を作る

などの、いわゆる「差込印刷」は、VBAを使わないとできません。

　

実際の例はこちら↓

ファイル出力

「業務システムに取り込むCSVデータをエクセルで作る」ような用途です。

たとえば、給与データから（会計システムに取り込むための）CSVデータを自動生成することができます。

会計システムに限りませんが、一般的に、業務システムは、操作感がイマイチなことが多い印象です。

そのため、主な操作を、エクセルを使うだけで済むようにしておけば、作業効率が上がります。

少なくとも、業務システムの当たり外れの影響は緩和できます。

実は、私が、会計事務所を運営し始めて、一番最初に作ったのが「会計ソフトへのエクセルシートインポートマクロ」でした。

複数ブックからの集計、複数ブック・シートの作成

ブック、シートの操作もVBAを使うと便利です。

  • リストから取引先ごとの情報を記入したシートを作る
  • 複数の部署から回収したブックの内容を１つのシートに集約する

エクセル以外のソフトの操作

VBAを使うと、エクセル以外のソフトも操作ができます。

特に、Access、Word、Outlook、Internet Explorerなど、マイクロソフト社製品は比較的簡単に操作ができます。

たとえば、次のような操作をすることができます。

  • Accessからデータを取り込む
  • 宛先の一覧から、アウトルックでメールの下書きを作る

このように、VBAを使いこなせるようになると、業務を自動化できる幅が一気に広がります。

VBAを勉強したいと思ったら

もし、VBAにちょっと興味があるけれど、触ったことがないという方は、下記の記事から試してみてください。

VBAのマクロを動かすまでの一番簡単な手順を解説しています。

　

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