データ処理用と表示用とでエクセル表の作り方を変える

データ処理用と提出用との表の違い

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エクセルで表を作る場合の鉄則として、
「データ処理用の表と、提出用の表とを分ける」
というものがあります。

データ処理用の表は、加工・集計のための表

データ処理用の表というのは、
データを加工・集計するために使う表です。

当然、
どちらかといえば、
見た目よりも、加工・集計のしやすさを重視して、
表を作ります。

提出用の表は、見やすさ重視

一方で、
提出用の表というのは、
誰かに見せるために作る表です。

当然、
求められている情報を見やすいようにレイアウトし、
必要に応じて、装飾等も加えていきます。

データ加工・集計に適した表と、提出用の表とは作り方が違う

実は、

  • データ加工・集計に適した表
  • 提出用の表

では、作り方が全く違います。

データ加工・集計用の表は、

  • 1行に1つのデータを入れ、
    複数のデータがある場合には、ひたすら下に表を伸ばしていく
  • 1つのデータの各項目は、横に入れていく

というような作り方をします。

一方で、
提出用の表は、

  • 知りたい情報が的確に取得できるように、
    ある程度、集計・加工済みの情報を表示する
  • 全体と明細の関係、対比の関係等
    情報の構造がわかりやすいような表を作る

というような作り方をします。

具体的な話は、後でたくさん書いていきますが、
「データ加工・集計用の表と、提出用の表とを分ける」

という発想が、
エクセルの処理スピードを上げる第一歩となります。

 

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