データ処理用と表示用とでエクセル表の作り方を変える
データ処理用と提出用との表の違い
エクセルで表を作る場合の鉄則として、
「データ処理用の表と、提出用の表とを分ける」
というものがあります。
データ処理用の表は、加工・集計のための表
データ処理用の表というのは、
データを加工・集計するために使う表です。
当然、
どちらかといえば、
見た目よりも、加工・集計のしやすさを重視して、
表を作ります。
提出用の表は、見やすさ重視
一方で、
提出用の表というのは、
誰かに見せるために作る表です。
当然、
求められている情報を見やすいようにレイアウトし、
必要に応じて、装飾等も加えていきます。
データ加工・集計に適した表と、提出用の表とは作り方が違う
実は、
- データ加工・集計に適した表
- 提出用の表
では、作り方が全く違います。
データ加工・集計用の表は、
- １行に１つのデータを入れ、
複数のデータがある場合には、ひたすら下に表を伸ばしていく - １つのデータの各項目は、横に入れていく
というような作り方をします。
一方で、
提出用の表は、
- 知りたい情報が的確に取得できるように、
ある程度、集計・加工済みの情報を表示する - 全体と明細の関係、対比の関係等
情報の構造がわかりやすいような表を作る
というような作り方をします。
具体的な話は、後でたくさん書いていきますが、
「データ加工・集計用の表と、提出用の表とを分ける」
という発想が、
エクセルの処理スピードを上げる第一歩となります。