エクセルの作業を効率化する3つの方法
エクセル作業を効率化・高速化をするために
エクセルの作業を効率化・高速化するために、 やるべきことは大きく分けて、３つあります。
- 高速化（入力スピードを速くする）
- 省力化（入力すべき量を少なくする）
- 構造化（伝わりやすい表を作る）
１．高速化（入力スピードを速くする）
入力するスピード自体を速くすれば、
当然、エクセルの作業は速くなります。
例えば、同じ操作をするのに、
ある人は、1分かかっていたとします。
同じ操作が、30秒でできるようになれば、
効率は２倍アップします。 当たり前ですね？
２．省力化（入力すべき量自体を少なくする）
入力すべき量自体を少なくしても、
エクセルの作業は速くなります。
例えば、
式とか何も使わずに、
同じ内容を３カ所に入力していた。
それを、式や関数を駆使して、
1カ所に入力すれば済むようにする。
これだけで、
3倍とまではいかないにしても、
かなり効率が上がります。
３．構造化（わかりやすい表を作る）
３つめは、上の２つに比べ、もっと根本的な話です。
どんなに、テクニックを駆使した表を作っても、
その表の「意味」がぱっとわからないと
「表の読解」に時間がかかってしまいます。
要は、
「何のために作った表なのかがわからない」表を作るのは、
そもそも、時間のムダではないか？
という話です。
例えば、
作った表を、
上司に提出する、という場合、
「もう一回作り直し！」
と突き返されてしまうかもしれません。
お客さんに提出したら、
「意味わかんないよ！」
と怒られるかもしれません。
これで、
作り直しなんかしていたら、
本当に、時間のムダですし、
そもそも、あなたの評価も下がります。
仮に、
誰にも提出しない、
自分用の資料であれば
後で見返して、わけがわからない資料だと、
それを紐解くために時間がかかりますので、
やはり、効率は悪いです。
エクセルのテクニック以前の問題かもしれませんが
このように、
エクセルのテクニック以前に、
わかりやすい表を作る方法を知っておかないと、
非常に効率が悪いことになってしまいます。
ここまでくると、
エクセルのテクニックから、はずれてしまう部分も出てくるのですが、
やはり、
わかりやすい表を作る、というのは、
作業効率を上げる上で、
非常に重要なポイントだと思っています。
最重要ポイントとさえ言えるかもしれません。
ということで、
私のホームページでは、
上記３つを柱として、解説をしていきたいと思います。