経費帳、出納帳から仕訳形式にデータを変更する
体感では、帳簿への全仕訳のうち、70%~95%程度は、現金入出金(立替払い)・預金入出金です。
この部分の記帳を合理化できると、会計事務所の業務は非常に楽になります。
この記事の目次
会計事務所の業務合理化にネックになる部分とは
私の事務所の場合、
現金出納・預金出納の記帳元データは、
経理に慣れていない人(お客様)が作成している場合が多いです。
お客さんにとっては経費帳、出納帳形式が楽
ただ、
経理に慣れていない人の場合、
仕訳形式の入力だとハードルが高いので、
- 経費帳(いわゆるお小遣い帳形式)
- 現金出納帳・預金出納帳
で入力してもらえたほうが、
(お客様にとっては)楽です。
経費帳・出納帳形式から仕訳形式に変換できないか?
ただ、
これを、手作業で仕訳帳形式に変換するのは、
会計事務所側で手間がかかります。
例えば、
次のようなデータを、仕訳帳形式に変換するには、
どうするといいでしょうか?
私の周りで、
実際に、手作業でやっているよ、
という人がいたので、やり方を聞いてみました。
再現すると、次のような感じになります。
手作業で仕訳帳形式に変型する
その人は、次のような感じで作業をしているそうです。
- 1.入金欄で並び替え
-
まず最初に、入金欄で並び替えをします。
- 2.全行に共通部分をコピペ
-
全ての行に共通の部分(日付・摘要)をコピペします
- 3.入金取引をコピペ+必要事項を追記
-
入金取引(=最初の2行)について、
相手科目・金額をコピペします。その後、
預金出納帳の科目を手入力します。
(最初の行には手入力。あとはコピペ) - 4.出金取引をコピペ+必要事項を追記
-
入金取引と同様に、
出金取引(=最後の5行)について、
相手科目・金額をコピペします。その後、
預金出納帳の科目を手入力します。
(最初の行には手入力。あとはコピペ)
これで、データ形式を変更できました。
もちろん、
年に1回しかやらない、というのであれば、
変に、関数とかマクロとかで悩むよりも、
手作業でやってもいいのかもしれません。
でも、
次のような問題点があります。
- データの並び順が変わるので、
後でチェックをする場合や、仕訳を修正する場合に大変 - 手作業なので時間がかかるし、ミスも増える
ですから、
この変換業務が、頻繁に行われるのであれば、
やはり、手作業から脱却すべきでしょう。
関数を使って、仕訳帳形式に修正する
例えば、
関数を使うと、
次のような計算式で、一瞬で転記できます。
使っている機能は、
if関数と、足し算だけです。
エクセルの難しい機能を知る必要はありません。