経費帳、出納帳から仕訳形式にデータを変更する

公開日: 現金出納帳・預金出納帳

体感では、帳簿への全仕訳のうち、70%~95%程度は、現金入出金(立替払い)・預金入出金です。
この部分の記帳を合理化できると、会計事務所の業務は非常に楽になります。

会計事務所の業務合理化にネックになる部分とは

私の事務所の場合、
現金出納・預金出納の記帳元データは、
経理に慣れていない人(お客様)が作成している場合が多いです。

お客さんにとっては経費帳、出納帳形式が楽

ただ、
経理に慣れていない人の場合、
仕訳形式の入力だとハードルが高いので、

  • 経費帳(いわゆるお小遣い帳形式)
  • 現金出納帳・預金出納帳

で入力してもらえたほうが、
(お客様にとっては)楽です。

経費帳・出納帳形式から仕訳形式に変換できないか?

ただ、
これを、手作業で仕訳帳形式に変換するのは、
会計事務所側で手間がかかります。

例えば、
次のようなデータを、仕訳帳形式に変換するには、
どうするといいでしょうか?

keihitoshiwake_1_1

私の周りで、
実際に、手作業でやっているよ、
という人がいたので、やり方を聞いてみました。

再現すると、次のような感じになります。

手作業で仕訳帳形式に変型する

その人は、次のような感じで作業をしているそうです。

1.入金欄で並び替え

まず最初に、入金欄で並び替えをします。

keihitoshiwake_1_2
2.全行に共通部分をコピペ

全ての行に共通の部分(日付・摘要)をコピペします

keihitoshiwake_1_3
3.入金取引をコピペ+必要事項を追記

入金取引(=最初の2行)について、
相手科目・金額をコピペします。

keihitoshiwake_1_4

その後、
預金出納帳の科目を手入力します。
(最初の行には手入力。あとはコピペ)

keihitoshiwake_1_5
4.出金取引をコピペ+必要事項を追記

入金取引と同様に、
出金取引(=最後の5行)について、
相手科目・金額をコピペします。

keihitoshiwake_1_6

その後、
預金出納帳の科目を手入力します。
(最初の行には手入力。あとはコピペ)

keihitoshiwake_1_7

これで、データ形式を変更できました。

もちろん、
年に1回しかやらない、というのであれば、
変に、関数とかマクロとかで悩むよりも、
手作業でやってもいいのかもしれません。

でも、
次のような問題点があります。

  • データの並び順が変わるので、
    後でチェックをする場合や、仕訳を修正する場合に大変
  • 手作業なので時間がかかるし、ミスも増える

ですから、
この変換業務が、頻繁に行われるのであれば、
やはり、手作業から脱却すべきでしょう。

関数を使って、仕訳帳形式に修正する

例えば、
関数を使うと、

次のような計算式で、一瞬で転記できます。

keihitoshiwake_1_8

使っている機能は、
if関数と、足し算だけです。

エクセルの難しい機能を知る必要はありません。


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