経費帳、出納帳から仕訳形式にデータを変更する

2016年3月16日

体感では、帳簿への全仕訳のうち、７０％～９５％程度は、現金入出金（立替払い）・預金入出金です。
この部分の記帳を合理化できると、会計事務所の業務は非常に楽になります。

会計事務所の業務合理化にネックになる部分とは

私の事務所の場合、
現金出納・預金出納の記帳元データは、
経理に慣れていない人（お客様）が作成している場合が多いです。

お客さんにとっては経費帳、出納帳形式が楽

ただ、
経理に慣れていない人の場合、
仕訳形式の入力だとハードルが高いので、

• 経費帳（いわゆるお小遣い帳形式）
• 現金出納帳・預金出納帳

で入力してもらえたほうが、
（お客様にとっては）楽です。

経費帳・出納帳形式から仕訳形式に変換できないか？

ただ、
これを、手作業で仕訳帳形式に変換するのは、
会計事務所側で手間がかかります。

例えば、
次のようなデータを、仕訳帳形式に変換するには、
どうするといいでしょうか？

私の周りで、
実際に、手作業でやっているよ、
という人がいたので、やり方を聞いてみました。

再現すると、次のような感じになります。

手作業で仕訳帳形式に変型する

その人は、次のような感じで作業をしているそうです。

１．入金欄で並び替え

まず最初に、入金欄で並び替えをします。

２．全行に共通部分をコピペ

全ての行に共通の部分（日付・摘要）をコピペします

３．入金取引をコピペ＋必要事項を追記

入金取引（＝最初の２行）について、
相手科目・金額をコピペします。

その後、
預金出納帳の科目を手入力します。
（最初の行には手入力。あとはコピペ）

４．出金取引をコピペ＋必要事項を追記

入金取引と同様に、
出金取引（＝最後の５行）について、
相手科目・金額をコピペします。

その後、
預金出納帳の科目を手入力します。
（最初の行には手入力。あとはコピペ）

これで、データ形式を変更できました。

もちろん、
年に１回しかやらない、というのであれば、
変に、関数とかマクロとかで悩むよりも、
手作業でやってもいいのかもしれません。

でも、
次のような問題点があります。

• データの並び順が変わるので、
  後でチェックをする場合や、仕訳を修正する場合に大変
• 手作業なので時間がかかるし、ミスも増える

ですから、
この変換業務が、頻繁に行われるのであれば、
やはり、手作業から脱却すべきでしょう。

関数を使って、仕訳帳形式に修正する

例えば、
関数を使うと、

次のような計算式で、一瞬で転記できます。

使っている機能は、
if関数と、足し算だけです。

エクセルの難しい機能を知る必要はありません。