販売管理システムと会計システムの売掛金の突合
販売管理システムを導入している場合、
販売管理システムと経理ソフトとの間で、
売掛金の増減が一致しているかチェックをしたい、
という場合があります。
もちろん、
販売関連の全ての仕訳が連動していて、
100%増減が一致する、ということであれば問題ないのですが、
全ての仕訳が連動していないケースも多々あります。
そこで、そういう場合の突合方法を考えてみたいと思います。
突合するときは、次のような手順を踏むのが王道です。
- まずは、売掛金残高があっているか確認する
- 不一致がある場合には、取引種別（売上計上、振込入金、手形入金、相殺、その他の項目）ごとの合計で合わせる
- それで一致していない部分があれば、個別の明細を確認
今回は、
取引種別ごとの合計を合わせるところまで、
書いていこうと思います。
第１ステップ：売掛金残高の突合
販売管理システム側では、
「売掛金管理表」「売掛金増減表」等で、
売掛金残高を計算できます。
会計ソフト側でも、
売掛金残高合計はすぐにわかりますので、
合計額を突合することは簡単です。
第２ステップ：取引種別ごとの増減合計の突合
販売管理システム側では、
「売掛金管理表」「売掛金増減表」等で、
取引種別ごとの増減合計は計算できるのですが、
会計ソフト側で、
「取引種別ごとの増減」を集計する部分の速度が、
個人差が大きく出るところです。
私の場合は、
会計ソフトで、
売掛金の総勘定元帳を出力して、
ピボットテーブルで集計することが多いです。
弥生会計を例に具体的に見てみます。
- ａ）売掛金の総勘定元帳をエクセルにエクスポート
-
最初に、売掛金の総勘定元帳をエクセルにエクスポートします。
- ｂ）ウィンドウ枠の固定を解除
-
エクスポート直後は、
ウィンドウ枠の固定がかかっているのですが、
邪魔なので解除します。
リボンだと、
「表示」→「ウィンドウ枠の固定」→「ウィンドウ枠固定の解除」
で解除できます。
- ｃ）余計な行・列を削除する
-
弥生会計からのエクスポートデータは無駄なデータが多いので、
不要な行・列を片っ端から削除します。今回は、
弥生会計１６のデータを次のように加工します。- 1行目～11行目と13行目は削除
- B列～N列、P列～S列、U列、W列、Z列～AD列を削除
残すのは、日付、相手勘定科目、借方金額、貸方金額、摘要だけです
不要な行・列を削除して、
セルの幅を整えると、次のような感じになります。
- ｄ）差引列を付け加える
-
あいている列（F列）に、
借方・貸方金額「差引」金額を入れます。計算式で言うと、
G2セル：「=C2-D2」と入れて、下にコピーします。
- ｅ）ピボットテーブルで集計
-
ここまで下準備ができたら、あとは簡単です。
- 値：差引
- 行：日付
- 列：相手（相手科目）
として、ピボットテーブルで集計をします。
- ｆ）日付を年・月でグルーピング
-
日付を「年」「月」でグルーピングして、
月単位で表示をさせます。
↓
これで、
会計ソフト側で、
「取引種別ごとの増減」を集計できました。
販売管理システムと突合をすればOKです。