エクセルのif関数が難しい理由

エクセルを使っている人に話を聞くと、
if関数の使い方がよくわからない、という人が多いです。

中でも、良く聞くのが、
「どういうときに使ったらいいかわからない」
という意見です。

if関数の使い方がピンと来ない

条件式、真の場合、偽の場合 の言葉は、
なんとなく読んでわかった。

ただ、どう使うのか、いまいちピンと来ない。

ツイッターを見ていても、
そういう話をよく見かけます。

そこで、今回は、
if関数をどういう場面で使うのか、
その「考え方」を書いていこうと思います。

if関数は「場合分け」をしたいときに使う

if関数は、
「こういうときはXX、そうじゃないときはYY」
ということを表現したいときに使います。

いわゆる「場合分け」というやつです。

「場合分け」というのがどういうものか、
いったん、エクセルの言葉(関数)から離れて、
日本語で考えてみます。

やりたいことを、日本語で考えてみる

「場合分け」というのがどういう状況か、
文章で表現してみましょう。

例えば、次のような感じになります。

  • 40点以上ならば「合格」。そうじゃないときは「不合格」
  • 20歳以上ならば「成人」。そうじゃないときは「未成年」
  • 「売上予算≦売上実績」なら「予算達成」。そうじゃないときは「予算未達」
  • 雨が降ったら家にいる。雨が降らなかったら出かける。

これらが「場合分け」の典型的な例で、
一番簡単なパターンである「二択」です。

複雑な場合分け

必ずしも、
単純な二者択一じゃないとダメ、というわけではなく、
次のような複雑な場合も「場合分け」に入ります。

  • 80点以上なら「優」、60点以上なら「良」、
    40点以上なら「可」、40点未満なら「不可」
  • 入園料が、
    18歳以上なら「大人料金」、12歳以上なら「学生料金」、
    4歳以上なら「子ども料金」、3歳以下は無料
  • 今月も、先月も、先々月も「売上予算≦売上実績」ならば社長表彰を受けられる。
    そうじゃないときは表彰が受けられない

if関数が難しいのは、何をやりたいかきちんと表現できていないから

if関数が難しい、という意見の多くは、
やりたいことが「日本語」で表現できていない場合がほとんどだと思います。

言い換えると、
「作業手順」を作ることができていないからです。

そこで、まずは、
こんな感じで、
エクセルでやりたいこと(=作業手順)を、
まず日本語で表現してみましょう。

そこで、
「場合分け」が出てくれば、if関数が使える場面かもしれません。

if関数が難しくて困っている、という方は、
ぜひ、お試しください。

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