並べ替えの代わりに、sumif・オートフィルタ・ピボットテーブル
前回、
並べ替えを使うよりも、他の機能を使うほうが便利
という話をしました。
並べ替えを使わないほうがいい場面とは？
そういわれても、
実際に例を出してみないと、
ピンとこないかたも多いと思いますので、
今回は、
並べ替えを使わないほうがいい「ありがちな場面」を
思いつくだけ、書いていこうと思います。
１．特定の相手先のデータを探したい場合
- ありがちな処理：並べ替え
-
経費支払いのデータから、
指定した相手先のデータを探したい、という場合に、「相手先」で並べ替え（ソート）をして、
目的の「相手先」を探す、という行動をとる人は意外と多いです。 - おすすめの処理：オートフィルタ
-
調べたい相手先が、１つとか２つとか、ごく少数であれば、
「オートフィルタ」を使って探すほうが速いですし、
並び順も変わりませんので、気楽に使えます。※全相手先について、目視でチェックしたい、という場合には、
並べ替えをする価値が、あるかもしれません。
２．相手先ごとの支払金額合計を計算したい
- ありがちな処理：並べ替え後、横にsum関数で合計金額を算定
-
経費支払いのデータから、
相手先ごとの支払金額合計を計算したい、という場合に、ありがちなのは、
いったん、相手先で並べ替えをして、
相手先ごとに、横に合計金額を算定していく方法です。でも、これだと、
次のようなデメリットがあります。- データが増えたり減ったりすると、メンテナンスが大変
- 定型業務の場合、毎回の手作業のボリュームが多い
- sumif関数、あるいは、ピボットテーブルを使った集計
-
こういう場合に、おすすめなのは、
sumif関数や、ピボットテーブルを使って集計をする方法です。この２つの方法には、
それぞれメリット・デメリットがあるので、
ケースバイケースで使い分けることになりますが、どちらを使うにしても、
並べ替え機能を使うよりは、「はるかに簡単」に処理ができます。
私が、他の人の操作をするところを観察した感じでは、
「○○ごとの小計」をとりたい、という場面で、
「並べ替え」機能を使う人が非常に多いように思います。
でも、
これは、とても効率が悪いので、
今すぐ止めましょう。