経理・会計事務所・税理士業務で必要な22の関数・機能+使ったらダメな関数2つ

エクセルでは、関数や機能がたくさんあります。

関数だけで約450個。
関数以外の機能は何個あるのか数えたことはないのですが、約250個程度でしょうか?

両方合わせると約700個(450個+250個)です。

でも、経理・会計事務所(税理士事務所)、監査法人など、会計データを扱う職種の場合、この中で使用すべき関数は、ほんのわずかしかありません。

また、逆に、初心者が、何も考えずに「手をだしてはいけない」関数もあります。

そこで、私が実際に業務をしてきて、重要だと思う関数・機能を列挙していきます。

経理・会計事務所で必要な関数・機能

これから紹介する機能は、エクセルでは最重要な関数・機能です。
何から勉強したらいいかわからない、という場合は、ここに書いた関数からマスターしていきましょう。

全般

計算式を作りこんでいく中で、基本中の基本となる関数(機能)です。

if関数(難易度:難)

「もし、〇〇のときは△△。そうじゃないときは××」という処理をしたいときに使う関数です。
この関数をマスターしないことには、エクセルは始まりません。
→参考:【保存版】これでif関数も怖くない!?if関数の使い方50選

and関数(難易度:中)

if関数とともに使うことが多い関数で「・・・かつ・・・」というような条件を表現する場合に使います。
→参考:エクセルのand関数の使い方を図と例で理解する

or関数(難易度:中)

if関数とともに使うことが多い関数で「・・・または・・・」というような条件を表現する場合に使います。
→参考:エクセルのor関数の使い方を図と例で理解する

iferror関数(難易度:易)

「計算式がエラーの場合」の処理を書くことができます。いわゆる「例外処理」ですね。

使うパターンはほとんど決まっていて、次のようにfind関数やvlookup関数をくるむようにして、使うことが多いです。

= … iferror(find( … ), 0) …
= … iferror(vlookup( … ), "") …

もしエクセルのバージョンが古くて、iferror関数が使えない場合には、iferror関数の代わりに「iserror関数」を使いましょう。

相対参照・絶対参照(難易度:難)

関数を使った処理で省力化する場合には、相対参照・絶対参照を適切に使い分けないといけません。

相対参照・絶対参照を駆使しない限り、関数を使った効率的な作業をすることはできません。
「いかに相対参照・絶対参照を使える形」に表を作り上げるかが、エクセル関数を使う上での最重要課題です。
→参考:相対参照と絶対参照

計算関連

簡単な計算をするために使う関数です。

四則演算(難易度:易)

当たり前ですね。足し算、引き算、かけ算、割り算ができないと話になりません。

sum関数(難易度:易)

指定したセルの合計を取る関数です。

int関数(難易度:易)

小数点以下の端数を切り捨てる関数です。
端数を厳格にコントロールしたいのであればround関数(四捨五入)・roundup関数(切り上げ)・rounddown関数(切捨て)を使ったほうがいいのですが、単に「端数をなくして整数にすればいい」程度の処理であれば、int関数のほうが簡単です。
→参考:エクセルで端数処理をする方法

集計・データ処理関連

大量のデータを集計したり、必要なデータを抽出するために使う関数・機能です。

ピボットテーブル(難易度:中)

データベース形式の表(四角い形の表)を、様々な切り口で集計・分析をするために使います。
→参考:意外と簡単!?エクセルのピボットテーブルでデータ集計-入門編

sumifs関数(難易度:中)

条件に合うものだけ合計を取る関数です。
→参考:エクセル初心者必見!sumif関数の基本を図解と例で学ぶ

countifs関数(難易度:中)

条件に合うものだけ件数を数える関数です。
使い方は、sumifs関数とほとんど同じです。

オートフィルタ(難易度:易)

条件に合う行だけを表示させる関数です。
→参考:いまさら聞けないオートフィルタでデータを抽出する方法まとめ

vlookup関数(難易度:中)

別に準備した表から、検索条件に一致した行を検索し、指定した値を取り出す関数です。
→参考:vlookup関数を使いこなすために「アナログなイメージ」を掴もう

文字列処理関連

文字データの加工をするために使います。

concatenate関数(難易度:易)

文字データと文字データをくっつける関数です。
関数を使わず「&」マークを使って、「=A1&B1」のように書くこともあります。

left関数(難易度:易)

文字データの「左から指定した文字数」のデータを抽出できる関数です。
例えば、

=left("ABCDE",2)

と入れると「ABCDE」の「左から2文字分」を抽出できるので「AB」という文字が得られます

mid関数(難易度:易)

文字データの「左から指定した場所」から「指定した文字数分」のデータを抽出できる関数です。

例えば、

=mid("ABCDE",2,3)

と入れると「ABCDE」の「左から2文字目」から「3文字分」を抽出できるので「BCD」という文字が得られます

right関数(難易度:易)

文字データの「右から指定した文字数」のデータを抽出できる関数です。

例えば、

=right("ABCDE",2)

と入れると「ABCDE」の「右から2文字分」を抽出できるので「DE」という文字が得られます

find関数(難易度:中)

ある文字データの中で、「指定した文字」を「何文字目にあるか」を調べられる関数です。

例えば、

=find("B","ABCDE")

と入れると「ABCDE」の中で「B」は「左から2文字目」にあるので「2」という結果が得られます

※複雑な関数なので、一番簡単なパターンの紹介をしました。

日付処理関連

日付データの処理をするのに使います。

date関数(難易度:中)

指定した年月日に対応する「シリアル値」を取得します。

例えば、

=date(2016,5,31)

と入れると「2016/5/31」をシリアル値で表現した「42521」という数値が得られます。
→参考:エクセルのシリアル値とは?それを使うメリットは?

year関数(難易度:易)

指定した「シリアル値」から「年」を取得します。

例えば、A1セルに「2016/5/31」と入れている状態で、

=year(A1)

と入れると「2016」が得られます。

month関数(難易度:易)

指定した「シリアル値」から「月」を取得します。

例えば、A1セルに「2016/5/31」と入れている状態で、

=month(A1)

と入れると「5」が得られます。

day関数(難易度:易)

指定した「シリアル値」から「日」を取得します。

例えば、A1セルに「2016/5/31」と入れている状態で、

=day(A1)

と入れると「31」が得られます。

初心者のうちは使わないほうがいい関数

okwave、yahoo知恵袋などの回答や、エクセル関連のホームページでよく紹介されているけれど、使わないほうがいい関数というのもあります。

column関数

指定したセルが何列目にあるかを取得する関数です。

もちろん、うまく使えば便利なのですが、何も考えずに使ってしまうと「表のレイアウト変更」にものすごく弱い表ができあがってしまいます。

特に、他人も編集する表に使ってしまうと、(その他の人がcolumn関数が仕込まれているとは気づかずに)行の挿入・削除などをしてしまった結果、意図せず計算式が壊れてしまう可能性が高くなります。

中途半端な理解しかできていないうちは、使うのは止めましょう。

row関数

column関数と同様の理由で、使用はおすすめしません。

まとめ

今回紹介した関数を使えば、経理・会計事務所などで行う業務のかなりの部分がカバーできると思いますので、どの関数から覚えたらいいかわからないときは参考にしてください。

また、いろいろな関数に手をだすよりも、敢えてこれらの関数(+業務上どうしても必要な関数)だけで業務を回したほうが、計算式を組み立てるいい訓練になり、結果、一気にエクセルの力が伸びます。

本気でエクセルを使いこなしたいのであれば、ぜひ試してみてください!

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