並べ替えの代わりに、sumif・オートフィルタ・ピボットテーブル

2016年2月3日

前回、
並べ替えを使うよりも、他の機能を使うほうが便利
という話をしました。

並べ替えを使わないほうがいい場面とは？

そういわれても、

実際に例を出してみないと、
ピンとこないかたも多いと思いますので、

今回は、
並べ替えを使わないほうがいい「ありがちな場面」を
思いつくだけ、書いていこうと思います。

ありがちな処理：並べ替え

経費支払いのデータから、
指定した相手先のデータを探したい、という場合に、

「相手先」で並べ替え（ソート）をして、
目的の「相手先」を探す、という行動をとる人は意外と多いです。

おすすめの処理：オートフィルタ

調べたい相手先が、１つとか２つとか、ごく少数であれば、
「オートフィルタ」を使って探すほうが速いですし、
並び順も変わりませんので、気楽に使えます。

※全相手先について、目視でチェックしたい、という場合には、
　並べ替えをする価値が、あるかもしれません。

ありがちな処理：並べ替え後、横にsum関数で合計金額を算定

経費支払いのデータから、
相手先ごとの支払金額合計を計算したい、という場合に、

ありがちなのは、
いったん、相手先で並べ替えをして、
相手先ごとに、横に合計金額を算定していく方法です。

でも、これだと、
次のようなデメリットがあります。

sumif関数、あるいは、ピボットテーブルを使った集計

こういう場合に、おすすめなのは、
sumif関数や、ピボットテーブルを使って集計をする方法です。

この２つの方法には、
それぞれメリット・デメリットがあるので、
ケースバイケースで使い分けることになりますが、

どちらを使うにしても、
並べ替え機能を使うよりは、「はるかに簡単」に処理ができます。

私が、他の人の操作をするところを観察した感じでは、

「○○ごとの小計」をとりたい、という場面で、
「並べ替え」機能を使う人が非常に多いように思います。

でも、
これは、とても効率が悪いので、
今すぐ止めましょう。